Dataskydd och personuppgifter

Inom Subnova arbetar vi systematiskt med informationssäkerhet och dataskydd för att säkerställa en säker hantering av information och personuppgifter.

Personuppgiftsbehandling vid uthyrning och förvaltning

Subnova AB inkl dotterbolag (publ) 556511-5861 är personuppgiftsansvarig och ansvarar för behandlingen av personuppgifter i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning. Din integritet är viktig för oss.
Denna information gäller för dig som ingår i Subnova AB inkl dotterbolags bostadskö, som genom bytesansökan visar intresse för bostad eller annat hyresobjekt hos oss, som bor i en av våra hyresbostäder eller som är registrerad som kontaktperson, förvaltare eller god man för en hyresgäst.
Dina personuppgifter kommer behandlas med ändamålen att Subnova AB inkl dotterbolag ska kunna uppfylla skyldigheter som hyresvärd, kunna bedriva förvaltnings- och uthyrningsverksamhet samt kunna verka för en säker boendemiljö. Personuppgifter kan komma att hämtas in från bland annat dig själv, från referenser och tidigare hyresvärdar, från offentliga register, från kommuner och myndigheter, från externa bostadsförmedlingar genom vilka du anmält intresse för våra bostäder, från kreditupplysningsbolag och i vissa fall från andra bolag när Subnova AB inkl dotterbolag köper fastigheter och du är eller har varit kund hos säljaren.
När du står i vår bostadskö är Subnova AB inkl dotterbolags berättigade intresse att administrera ett kösystem samt att inhämta information om bostadssökande för att förmedla bostäder inom uthyrningsverksamhet den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter.
Under pågående hyresförhållande hos Subnova AB inkl dotterbolag är personuppgiftsbehandling nödvändig för att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter som hyresvärd utifrån hyresavtalet och lagstiftning som reglerar hyresförhållandet, samt bolagets rättsliga skyldigheter inom bokföring och skatt. Den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandling avseende hyresgäster är huvudsakligen avtal eller lag. För vissa behandlingar har Subnova AB inkl dotterbolag ett berättigat intresse som kan överstiga hyresgästens behov av integritet. Till exempel kan Subnova AB inkl dotterbolag ha ett berättigat intresse att göra informationsutskick till hyresgäster, att genom samarbetspartner erbjuda tjänster såsom hemförsäkring, att hantera system för elektronisk passage och bokning eller i vissa fall att genomföra kamerabevakning i allmänna utrymmen i fastigheter inom ramen för uthyrnings- och förvaltningsverksamheten.
Följande personuppgifter kommer att behandlas när du står i bostadskö eller genom bytesansökan visar intresse för bostad eller annat hyresobjekt: Uppgifter som krävs för att administrera din ansökan/intresseanmälan, till exempel kontaktuppgifter och personnummer. När du är aktuell för erbjudande om bostad behandlar vi fler uppgifter i form av referenser och tidigare hyresvärd, uppgifter om anställning och ekonomiska förhållanden som behövs för bedömning av huruvida du lever upp till de ställda kraven för sökt bostad. Om du är aktuell för studentboende behöver vi intyg som styrker att du kommer studera under hyrestiden. Om du ej tilldelats en bostad på grund av att du inte uppfyller våra krav på hyresgäster så sparas en kortfattad notering om detta i tre månader. Kort efter avslutad förmedling raderas uppgifter om intresseanmälan för enskilda hyresobjekt bort. Du står däremot kvar i kön så länge du själv önskar.
Följande personuppgifter kommer att behandlas när du är hyresgäst: Uppgifter som krävs för att administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart, till exempel kontaktuppgifter och personnummer. Vi behandlar uppgifter kring din bostad eller hyresobjekt såsom till exempel utrustning och fel som behöver åtgärdas samt uppgifter om eventuell störning eller orosanmälan. Om du har skyddade personuppgifter genom

Skatteverket kommer vi hantera dina personuppgifter i enlighet med särskild rutin. Många uppgifter om dig som hyresgäst sparas under hela hyrestiden och tills samtliga fordringar är slutreglerade, till exempel nyckelkvittenser. Passageloggar från elektroniska boknings- och nyckelsystem samt eventuella kamerasekvenser från allmänna utrymmen sparas normalt två till fyra veckor och raderas löpande under hyrestiden. Störningsanmälningar raderas löpande under hyrestiden och lagras inte längre än två år såvida de inte ingår i ett pågående ärende om avhysning. Ekonomiska underlag såsom hyresaviseringar behöver sparas så länge lagar kring skatt och bokföring kräver det. Om hyresförhållandet har upphört på grund av misskötsamhet kan vi spara en notering om din avflyttningsorsak för bostaden i två år.
Vi kan komma att redigera eller ta bort eventuella känsliga personuppgifter från Subnova AB inkl dotterbolags system för att värna individers integritet.
Personuppgifterna kommer delas med personer som arbetar med uthyrning och förvaltning inom Subnova AB inkl dotterbolag. Vi är restriktiva med att lämna ut dina personuppgifter till andra parter. Personuppgifter kan dock komma att hanteras av myndighet eller kommun vid utredning av brott, meddelande till socialtjänst med anledning av störning samt uppsägning, vid bostadsanpassning eller då vi är skyldiga att lämna ut annan uppgift. Dina personuppgifter kan också komma att hanteras av Subnova AB inkl dotterbolags externa samarbetspartners inom till exempel bostadsförmedling, kundundersökning, inkasso, fastighetsunderhåll, elnät, telekommunikation, hemförsäkring, extern störningsjour, revision, säkerhet och tillhandahållande av system. Om du söker en bostad hos en annan hyresvärd så kan vi komma att lämna boendereferenser gällande dig. Vid eventuell försäljning av fastigheten där du bor eller i vissa fall också tidigare har bott kommer för lag och avtal relevanta uppgifter överföras till förvärvande bolag. Personuppgifterna kommer huvudsakligen behandlas inom EU och EES. Om personuppgifter behandlas utanför EU och EES för Subnova AB inkl dotterbolags räkning så upprättas ett särskilt avtal med leverantören kring överföring till tredje land för att säkerställa trygg personuppgiftsbehandling.
När du är registrerad som god man eller förvaltare för en hyresgäst så kan ditt uppdrag omfatta att bevaka hyresgästens rätt eller att sörja för hyresgästens person. Registrering av till hyresgäster kopplade kontaktpersoner sker med Subnova AB inkl dotterbolags berättigade intresse att kunna administrera hyresförhållandet som rättslig grund och uppgifter sparas i två år efter att beslutet upphört att gälla.
Vid frågor om personuppgiftsbehandling inom Subnova AB inkl dotterbolag, begäran om ett registerutdrag avseende personuppgifter som finns registrerade om dig själv, önskemål om att begränsa hanteringen av dina personuppgifter, invändning mot behandlingen av personuppgifter, önskemål om radering, överföring eller korrigering av personuppgifter kan du vända dig till Subnova AB inkl dotterbolags dataskyddsombud på e-postadress dataskyddsombud@subnova.se eller postadress Dataskyddsombud Subnova AB inkl dotterbolag, Navestadsgatan 38B 60366 Norrköping.
Om du anser att vi har behandlat dina personuppgifter felaktigt kan du kontakta tillsynsmyndighet. Kontaktuppgifter finns på www.datainspektionen.se.

Personuppgiftsbehandling vid inköp och Kommunikation
 
Subnova AB inkl dotterbolag(publ) 556511-5861är personuppgiftsansvarig och ansvarar för behandlingen av personuppgifter i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning. Din integritet är viktig för oss.
Denna information gäller för dig som är kontaktperson för leverantör eller samarbetspartner alternativt en annan extern intressent. I begreppet extern intressent ingår personer som besöker Subnova AB inkl dotterbolags hemsida, personer som har kontakt med Subnovagenom olika kanaler eller personer som deltar i Subnova AB inkl dotterbolags hållbarhetssatsningar.
Som kontaktperson för leverantör eller samarbetspartner kan dina personuppgifter behandlas med ändamålen att Subnovaska administrera ersättningar och förmåner, bedriva förvaltnings- och uthyrningsverksamhet, genomföra medarbetarutveckling, marknadsföra bolaget, uppfylla skyldigheter som hyresvärd, verka för en god arbetsmiljö, verka för en säker boendemiljö och verka för en säker inköpsprocess.
Under pågående leverantörsförhållande med Subnovaär personuppgiftsbehandling nödvändig för att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter och tillvarata våra rättigheter utifrån avtalslagstiftning samt för att fullgöra skyldigheter gällande till exempel elektronisk personalliggare och bokförings- samt momslagstiftning. Den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandling avseende kontaktpersoner hos leverantörer och samarbetspartners är huvudsakligen avtal eller lag. Vissa behandlingar har Subnovaett berättigat intresse som laglig grund för att genomföra. Till exempel kan Subnovaha ett berättigat intresse att genomföra en strukturerad inköpsprocess och göra kontroller av leverantörer vilken kan medföra viss personuppgiftsbehandling av kontaktpersoners namn och kontaktuppgifter.
Som besökare på Subnova AB inkl dotterbolags hemsida eller person som har kontakt med Subnova genom olika kanaler kan dina personuppgifter behandlas med ändamålet att marknadsföra bolaget. Subnovaanvänder så kallade cookies vilket du kan läsa mer om på www.Subnova.se/cookies. Den lagliga grunden är för cookies samtycke och för kontakt genom Subnova AB inkl dotterbolags sidor på sociala medier, e-post och kontakt med vår växel berättigat intresse att marknadsföra och informera om bolaget.
Personuppgifter kan komma att hämtas in från bland annat dig själv, från medarbetare inom Subnova, från offentliga källor samt från samarbetspartners inom webbsideanalys och hållbarhetssatsningar. Uppgifter sparas så länge uppföljning och dokumentation är aktuell eller så länge lag och avtal kräver det och tas därefter bort. Vi kan komma att redigera eller ta bort eventuella känsliga personuppgifter från Subnova AB inkl dotterbolags system för att värna individers integritet.
Personuppgifterna kommer främst delas med personer som arbetar inom Subnovasamt med samarbetspartners inom hållbarhet och inköpsprocess. Uppgifter som används för marknadsföring kan komma att delas externt. Dina personuppgifter kan också komma att

hanteras av Subnova AB inkl dotterbolags externa samarbetspartners inom till exempel hållbarhet, säkerhet, inköp och tillhandahållande av system. Vid försäljning av fastigheter till vilka leverantörsavtal är knutna kan leverantörsuppgifter komma att överföras till köparen. Personuppgifterna kommer huvudsakligen behandlas inom EU och EES. Om personuppgifter behandlas utanför EU och EES för Subnova AB inkl dotterbolags räkning så upprättas ett särskilt avtal med leverantören kring överföring till tredje land för att säkerställa trygg personuppgiftsbehandling.
Vid frågor om personuppgiftsbehandling inom Subnova, begäran om ett registerutdrag avseende personuppgifter som finns registrerade om dig själv, önskemål om att begränsa hanteringen av dina personuppgifter, invändning mot behandlingen av personuppgifter, önskemål om radering, överföring eller korrigering av personuppgifter kan du vända dig till Subnova AB inkl dotterbolags dataskyddsombud på e-postadress dataskyddsombud@Subnova.se eller postadress Dataskyddsombud Subnova, Navestadsgatan 38B 60366.
Om du anser att vi har behandlat dina personuppgifter felaktigt kan du kontakta tillsynsmyndighet. Kontaktuppgifter finns på www.datainspektionen.se.

Personuppgiftsbehandling vid arbete och uppdrag

Subnova AB inkl dotterbolag(publ) 556511-5861 är personuppgiftsansvarig och ansvarar för behandlingen av personuppgifter i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning. Din integritet är viktig för oss.
Denna information gäller för dig som är uppdragstagare, medarbetare eller närstående till en medarbetare eller annan person i ledande ställning inom Subnova AB inkl dotterbolag. Både uppdragstagare och medarbetare kan inneha ledande ställning inom Subnova AB inkl dotterbolag. Med medarbetare avses samtliga nuvarande anställda, tidigare anställda eller personer i begrepp att påbörja anställning samt i vissa fall konsulter som representerar Subnova AB inkl dotterbolag som om de vore anställda. Information om personuppgiftsbehandling vid rekrytering framgår i separat dokument.
Som medarbetare eller uppdragstagare kan dina personuppgifter behandlas med ändamålen att Subnova AB inkl dotterbolag ska leda och fördela arbetet, genomföra medarbetarutveckling, upprätthålla personaladministrativa register, verka för hög informationssäkerhet, administrera ersättningar och förmåner, administrera försäkringar, verka för likabehandling, verka för en god arbetsmiljö, motverka marknadsmissbruk, tillhandahålla medarbetarinformation internt och externt samt stärka bolagets arbetsgivarvarumärke.
Som närstående till medarbetare kan dina personuppgifter behandlas med ändamålet att upprätthålla personaladministrativa register.

I det fall du är en person i ledande ställning eller en närstående till en person i ledande ställning inom Subnova AB inkl dotterbolag kan också personuppgifter behandlas med ändamålet att motverka marknadsmissbruk. Personer i ledande ställning är styrelse, ledningsgrupp och andra personer med tillgång till marknadspåverkande information inom Subnova AB inkl dotterbolag.
Personuppgifter kan komma att hämtas in från bland annat dig själv, från din närstående i det fall denne är medarbetare eller person i ledande ställning inom Subnova AB inkl dotterbolag, från din chef, från offentliga register, från ditt fackförbund, från arbetsmiljöombud, från leverantör av elektronisk körjournal, från myndigheter som administrerar skatt, socialförsäkring och anställningsstöd, från samarbetspartners inom företagshälsa och försäkringar. Vid övergång av verksamhet kan personuppgifter inhämtas från andra bolag när du är eller har varit anställd hos det bolag som Subnova AB inkl dotterbolag förvärvar fastigheter från.

Under pågående anställnings- eller uppdragsförhållande hos Subnova AB inkl dotterbolag är personuppgiftsbehandling nödvändig för att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter utifrån anställnings- eller uppdragsavtalet samt för att fullgöra bolagets rättsliga skyldigheter inom bokföring, skatt, försäkring, arbetsmiljö, arbetsrätt, preskription och marknadsmissbruk. Den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandling avseende medarbetare, uppdragstagare och närstående till personer i ledande ställning är huvudsakligen avtal eller lag. Vissa behandlingar har Subnova AB inkl dotterbolag ett berättigat intresse som laglig grund för att genomföra. Till exempel kan Subnova AB inkl dotterbolag ha ett berättigat intresse att kunna ta kontakt med nära anhöriga i akuta situationer, att säkerställa säker identifiering av Subnova AB inkl dotterbolag-medarbetare i tjänst, att bidra till samarbetsfrämjande intern kommunikation, att marknadsföra Subnova AB inkl dotterbolag som arbetsgivare samt att planera, organisera och följa upp arbetet.
Följande personuppgifter kommer att behandlas när du är närstående till en medarbetare inom Subnova AB inkl dotterbolag: Namn och kontaktuppgifter som medarbetaren lämnar in. Kontaktuppgifter kan uppdateras löpande av medarbetaren och tas i normalfallet bort efter avslutad anställning. Hälsouppgifter och personnummer kan behandlas om medarbetaren lämnar in ett intyg avseende närståendepenning vilket föranleder rätt enligt lag för medarbetaren att vårda dig som närstående.

Följande personuppgifter kommer att behandlas när du är närstående till en person med ledande ställning inom Subnova AB inkl dotterbolag: Namn, personnummer och kontaktuppgifter som du eller personen med ledande ställning lämnar in. Dokumentation kring närstående samt eventuella transaktioner avseende av Subnova AB inkl dotterbolag emitterade värdepapper lagras i enlighet med rådande lagstiftning kring marknadsmissbruk vilket innebär under den tid som du är aktuell närstående till en person i ledande ställning.

Följande personuppgifter kommer att behandlas när du är medarbetare: Uppgifter som krävs för att administrera anställning, uppdrag inom ramen för din roll, behörigheter, utbildningar, dokument kopplade till arbetssätt och rutiner, försäkringar, ersättningar och förmåner behandlas. Till exempel kontaktuppgifter för dig och för din närstående, bankkontonummer, personnummer, uppgifter om ersättningar och förmåner, elektronisk körjournal gällande servicebilar, tidrapportering inklusive information om sjukfrånvaro samt information om eventuell bisyssla. I det fall resor och konferens avseende dig bokas så behandlas uppgifter kopplade till resebokning. I det fall behov av företagshälsovård uppstår behandlas ytterligare hälsouppgifter kopplade till rehabiliteringssamtal och hälsoinsatser. I det fall du nyttjar förmåner inom vård och hälsa kan ytterligare av dig inlämnade uppgifter om hälsa komma att behandlas. Vidare behandlas de uppgifter som krävs för administration av utvecklingssamtal, målsamtal och andra samtal kopplade till medarbetarutveckling. För att tillhandahålla samarbetsfrämjande medarbetareinformation och verka för hög informationssäkerhet förekommer de flesta medarbetare inom Subnova AB inkl dotterbolag med fotografi på intranätet. För att stärka arbetsgivarvarumärket samt erbjuda transparent information om personer i ledande ställning förekommer fotografier i vissa fall också externt. Vid misstanke om brottslighet eller whistleblowing behandlas de uppgifter som behövs för att utreda ärendet för den tid som utredning och eventuell åtgärd pågår.

Många uppgifter sparas under tiden anställningsförhållandet pågår och tas därefter bort. Underlag kopplade till löneutbetalning sparas i 10 år i enlighet med rådande lagstiftning kring preskriptionstid för lönefordringar. Uppgifter om anställningsperioder och anställningsavtal sparas tills personer uppnår pensionsålder. Uppgifter om pensioner sparas så länge pensionsutbetalningar kan förväntas pågå. Uppgifter om passageloggar kan behandlas på vissa kontor där sådana används, dessa raderas löpande och tas i normalfallet bort efter 2 till 4 veckor. Uppgifter från elektronisk körjournal tas endast fram om det krävs vid kontroll från Skatteverket och tas bort löpande efter 7 år. Uppgifter i dokument kopplade till arbetssätt och rutiner, i utbildningar vilka du har skapat eller medverkar i, i system som du har haft behörighet till och andra filer och arbetsdokument sparas så länge det behövs för att Subnova AB inkl dotterbolag ska kunna spåra ändringar och göra uppföljningar.

Följande personuppgifter kommer att behandlas när du är uppdragstagare: Uppgifter som krävs för att administrera ditt uppdrag och dina utbetalningar behandlas. Till exempel kontaktuppgifter för dig och för din närstående, bankkontonummer, personnummer, arvodes- och ersättningsuppgifter, i förekommande fall information om sjukfrånvaro samt information om eventuell bisyssla. I det fall resor och konferens avseende dig bokas så behandlas uppgifter kopplade till resebokning. Vidare behandlas de uppgifter som krävs för administration av åtkomst till arbetsmaterial du behöver. För att tillhandahålla medarbetareinformation förekommer de flesta medarbetare inom Subnova AB inkl dotterbolag med fotografi på intranätet. För att stärka arbetsgivarvarumärket samt erbjuda transparent information om personer i ledande ställning förekommer fotografier i vissa fall också externt. Vid misstanke om brottslighet eller whistleblowing behandlas de uppgifter som behövs för att utreda ärendet för den tid som utredning och eventuell åtgärd pågår.
Många uppgifter sparas under tiden uppdragsförhållandet pågår och tas därefter bort. Underlag kopplade till ersättnings/arvodesutbetalning sparas i 10 år i enlighet med rådande lagstiftning kring preskriptionstid för lönefordringar.
Vi kan komma att redigera eller ta bort eventuella känsliga personuppgifter från Subnova AB inkl dotterbolags system för att värna individers integritet.

Personuppgifterna kommer främst delas med personer som arbetar med IT-miljö, HR och lön samt din chef inom Subnova AB inkl dotterbolag. Uppgifter kopplade till behörighetshantering och användning av IT-miljö kan också delas med systemleverantörer och extern support. Uppgifter såsom fotografi på intranätet delas med alla som har åtkomst till Subnova AB inkl dotterbolags IT-miljö. Vi är restriktiva med att lämna ut dina personuppgifter till andra parter. Personuppgifter kan dock komma att hanteras av myndighet vid utredning av brott, vid rapportering avseende inkomstuppgifter, vid administration av anställningsstöd eller socialförsäkring eller då vi är skyldiga att lämna ut annan uppgift. Dina personuppgifter kan också komma att hanteras av Subnova AB inkl dotterbolags externa samarbetspartners inom till exempel företagshälsa, elektronisk körjournal, ID-kort, tjänstepension, försäkringar, fackförbund, revision, säkerhet och tillhandahållande av system. Vid eventuell försäljning av fastigheter som du arbetar med kommer för lag och avtal relevanta uppgifter överföras till förvärvande bolag. Personuppgifterna kommer huvudsakligen behandlas inom EU och EES. Om personuppgifter behandlas utanför EU och EES för Subnova AB inkl dotterbolags räkning så upprättas ett särskilt avtal med leverantören kring överföring till tredje land för att säkerställa trygg personuppgiftsbehandling.
Vid frågor om personuppgiftsbehandling inom Subnova AB inkl dotterbolag, begäran om ett registerutdrag avseende personuppgifter som finns registrerade om dig själv, önskemål om att begränsa hanteringen av dina personuppgifter, invändning mot behandlingen av personuppgifter, önskemål om radering, överföring eller korrigering av personuppgifter kan du vända dig till Subnova AB inkl dotterbolags dataskyddsombud på e-postadress dataskyddsombud@subnova.se inkl dotterbolag.se eller postadress Dataskyddsombud Subnova AB inkl dotterbolag, Navestadsgatan 38 B 60366 NORRKÖPING.
Om du anser att vi har behandlat dina personuppgifter felaktigt kan du kontakta tillsynsmyndighet. Kontaktuppgifter finns på www.datainspektionen.se.